2 - Packages proposés
Pour le matériel et les services proposés, les prix seront adaptés aux originalités de chaque copropriété.
Chaque pack comprend les créations de service, un audit de sauvegarde ainsi que la formation de deux personnes en interne pour le suivi.
2.1 - Pack Mail
Création de boites mail et de profiles pour courrielleur et navigateur internet par catégorie d'acteurs (président, membre et secrétariat du conseil syndical, salariés de la copropriété). Installation et formation à distance pour chaque installation.
2.2 - Pack Agenda
Création d'agendas et profiles pour courrielleur et navigateur internet par catégorie d'acteurs (président, membre et secrétariat du conseil syndical, salariés de la copropriété).
2.3 - Pack Archives
Création d'une base d'archive modulaire avec les documents obligatoires, les encours, les années antérieures.
2.4 - Pack Web
Création d'une adresse et d'un site internet collaboratif avec niveaux d'accès (propriétaires, locataires, gestionnaires de gestion, conseil syndical, syndics, comptabilité...).
2.5 - Pack Web plus
Mise en place d'un travail de groupe incluant les autres « packs » dans une machine virtuelle située dans un nuage informatique.
1 - Services proposés
1.1 - Accès à l'information
Mise en place du squelette d'un site internet collaboratif dont le contenu est dans une ou des bases de données. Les documents joints sont dans des dossiers spécifiques. Mise en place de zones (catégories) accessibles selon des niveaux d'accréditation (propriétaires, locataires, membres ou président de conseil syndicaux, gestionnaire et assistant de syndic, gestionnaires locatifs, conciergerie). Zones réservées au conseil syndical pour facilité le travail collaboratif et les passations de pouvoirs et aux syndics pour un travail à quatre mains.
1.2 - Diffusion de l'information
Mise en place d'une stratégie de collaboration en vue de créer un journal de bord de la copropriété dans une version complète pour le syndic et le conseil syndical et en version journalistique pour les accréditations les plus basses (propriétaires, locataires…).
1.3 - Numérisation des archives
Mise en place d'une stratégie de constitution d'un volume de données numériques en doublon des sauvegardes papiers déjà existantes.
1.4 - Sauvegarde des archives numériques
Mise en place d'une stratégie de sauvegarde des données détenues par le syndic et maîtrisées par le conseil syndical au nom des propriétaires : disques durs par paires ou copie des archives dormantes dans un nuage (accessible depuis internet).
1.5 - Mise à disposition des archives numériques
Mise en place d'une stratégie d'accès aux archives par copie « physique » depuis un disque dur détenu par le syndic ou copie en ligne depuis le nuage maîtrisée car sous condition d'acceptation légale.
1.6 - Mise à disposition de matériel et logiciels
Les copropriétés ont besoin de stabilité et pérennité ; aussi les logiciels et techniques utilisées sont choisis parmi les plus reconnus dans le monde de l'open source en priorité. Pour gérer la continuité de ses stratégies, des audits, fournitures et adaptations de matériels et logiciels informatiques seront dispensés tout au long de l'implication numérique de chaque copropriété.
Évolution numérique
des Conseils syndicaux de copropriété
Les conseils syndicaux de copropriété sont composés de membres bénévoles sur lesquels reposent des prérogatives normalement réservées à des cadres en entreprise.
Les conseillés syndicaux travaillent sur la même documentation que les syndics de copropriété qui rechignent au partage. Les raisons peuvent être multiple comme le caractère chronophage mais également de coût et se heurtent à certaines barrières d'ordre légales ou techniques.
D'un autre côté, l'évolution numérique est en marche avec ses avantages et ces inconvénients sur le tout papier.
L'idée de notre société est de créer une entité, qui appartienne aux copropriétaire à travers le conseil syndical. Cette entité doit être accessible à tous les acteurs de la copropriété qu'ils soient syndics, conseillers syndicaux, employés ou fournisseurs de biens et de services ou résidents (propriétaires occupants, bailleurs ainsi que leur représentants légaux et locataires),.
MA COPROPRIÉTÉ NUMÉRIQUE
Cette entité assistera les conseillers syndicaux à conserver une ligne dans le temps et un accès aux informations dont le traitement et la diffusion seront simplifiés.
Pour créer une synergie, des outils informatiques durables, robustes et facile d'accès sont regroupés pour former un ensemble évolutif et sauvegardable. La formation à l'administration partielle ou complète sera partagée aux syndic, membres du conseil syndical et à des propriétaires en interne ou à des prestataires à l'année ou au coup par coup.
Ces outils sont groupés en services et matériels, packagés et optionnels, pour être adaptable aux particularités, implications et capacité financière de chaque copropriété autour de thèmes compréhensible par tous :
-
l'accès aux informations courantes
-
l'accès aux archives
-
le travail collaboratif